konferenser

Nyheter om möten och näringsliv

Denna webbplats handlar om allt som rör konferens och möten! Här finns information om allt ifrån planering till uppföljning samt en hel del tips som kan vara bra att tänka på. Välkommen!

Planera en konferens

Att planera en konferens kräver förberedelse, det finns mycket att tänka på som till exempel syftet med konferensen, tid och plats, mat och inbjudan för att nämna några få. För att underlätta planeringen kan det vara bra att använda sig av en check-lista, det kan nämligen bli stressigt och det är lätt att glömma bort viktiga detaljer.

Bästa datum för konferensen

Om ni är ute i god tid är det lättare att bestämma datum. Kanske det passar bättre mitt i veckan eller över helgen? Hur många dagar ska ni vara borta? Om ni är många kan det vara svårt att hitta ett bra datum då alla kan komma, så ett bra tips är att ha ett ”reservdatum”.

Rätt lokaler  

Det finns många olika alternativ av lokaler som hotell, restauranger som man kan hyra in sig på samt speciella konferenslokaler. Punkter att ta hänsyn till när ni bestämmer er vilken typ av lokal ni vill ha är:

  • Utbildning eller festinriktad konferens? Det är lättare att bestämma lokal om ni vet vad syftet med mötet är.
  • Hur många är ni? Storleken på lokalen är viktig, det måste finnas plats för alla men inte vara för trångt.
  • Hur många timmar eller dagar varar konferensen? Om den varar i ett par timmar eller en dag kan det värt att hyra en central lokal men för ett sammanträde som sträcker ut sig över några dagar kan det vara kul att få komma bort lite, som en liten miniresa.
  • Vilken budget har ni? Centrala lokaler kostar relativt mycket mer än en lokal på landsorten.
  • Behöver ni närhet till en flygplats eller busstation? Tar sig de inbjudna dit på egen hand eller måste ni anordna transport?
  • Vilken typ av människor ska delta? Ni kanske föredrar ett centralt mer modernt ställe eller så kanske ni är mer naturkära och vill åka ut på landsbygden till en mer stilla och tyst miljö.

Mat och underhållning

Typen av mat och underhållning ni bestämmer er för kan variera beroende på längden av sammanträdet. Om vistelsen sträcker sig över några dagar vill man troligtvis planera in frukost, lunch, middag och en fika såklart. Om den bara är ett antal timmar kanske det räcker med lite ”fingerfood” som mini-smörgåsar eller sushi. När det kommer till mat är det viktigt att ha olika alternativ och att ta hänsyn till allergiker.

Självklart är mat ett bra skäl till rast men det kan behövas en annan sorts underhållning också. Om ni har bokat en lokal nära naturen kan det vara bra att få komma ut lite i friska luften, kanske planera in en lek (även vuxna kan behöva springa av sig) som bollsport eller grilla över öppen eld.

Föreläsning och speciella arrangemang

Att ha en föreläsare eller anordna ett speciellt arrangemang kan också vara bra för omväxling av dagens aktiviteter. Det finns massor av föreläsare att hitta via internet men välj med omsorg eftersom en bra föreläsare kan inspirera, motivera och föra fram ett budskap på ett kreativt sätt.