Det är alltid kul att få meddelandet att årets konferens ska hållas utomlands! Det är mycket populärt bland företagen, inte minst hos personalen. Det här är ett perfekt sätt att belöna de anställda som givetvis känner uppskattning och ser fram emot den gemensamma resan. Företagsresor utomlands behöver inte kosta skjortan eller vara dyrare men det är definitivt mycket roligare.
Vart vill ni resa?
Resmålen är många och utspridda över hela världen. För en resa till solen när vädret är som sämst här hemma kan du till exempel välja resmål som Kreta, Rhodos, eller Teneriffa. Andra sevärda platser kan vara allt från New York till Wien. Listan är lång, om ni behöver hjälp kan ni vända er till företag som specialiserar sig på utlandskonferenser. De hjälper till med att hitta den bästa resan för ert event och hjälper er även med planeringar som transport, hotellanläggningar, och restauranger. Ni behöver bara förse dem med förutsättningarna så tar det hand om resten.
Att tänka på innan ni åker
De finns en del praktiska detaljer som är viktiga att ta reda på innan ni reser. Här kommer några tips på vad ni bör tänka på inför resan.
- Om personalen bor relativt nära flygplatsen eller tågstationen så kan man bestämma möte där vid en bestämd tidpunkt. Om de som ska vara med bor mer utspritt är det bättre att bestämma en mötesplats där gruppen kan träffas, till exempel vid arbetsplatsen för samordnad transport med inhyrd buss, flygbuss eller tåg.
- Om det är en konferens med deltagare från arbetsplatser i olika länder som ska samlas för en konferens bör man se till att dessa får en dag att ta sig till landet konferensen ska hållas i, så glöm inte att resdagen också ska räknas när du panerar datum för konferensen.
- Pass och identifikation: Svenska medborgare behöver visserligen inga pass inom EU men det är viktigt att ha med sig ett giltigt id-kort eller annat internationellt personbevis för att kunna identifiera sig, detta även om man enbart åker över bron till Danmark för konferens. För personal som inte är svenska medborgare är det ett måste med pass. Man bör som samordnare för konferensen se till att alla i personalgruppen har inresetillstånd till landet konferensen hålls i. Det kan hända att någon i gruppen inte har tillstånd att ta sig in i vissa länder utan pass och visum. Detta är mycket viktigt att ta reda på innan destinationen valts för att eliminera risken för problem vid passkontrollen.
Väl på plats
Oftast görs en så kallad gruppcheck-in i receptionen på hotellet, detta först efter att hela gruppen har anlänt. För att underlätta denna process är det rekommenderat att en eller ett par av företagets chefer eller utsedd samordnare tidigt finns på plats och ser till att det går så smidigt som möjligt. Ge gärna deltagare i konferensen utomlands ett par timmar för sig själva för avslappning och kanske en fika på det lokala caféet eller något ät- och drickbart i lobbyn.
Andra aktiviteter för utlandskonferenser innehåller ofta något som har med det specifika landet att göra som besök till olika marknader, sightseeing och kanske ett smakprov av den lokala maten. Ha det så kul på företagsresan och glöm inte att skicka vykort till de därhemma som är övertygade om att ni inte jobbar ett dugg!