Att planera en konferens kan vara ett större projekt än många anar, beroende på vad konferensen handlar om och vad målet med mötet är. Ska man informera företaget om förändringar eller kommande projekt. Handlar det om mindre möten i enheter. Bara den biten gör att får börja fundera på vilken typ av konferenslokal man behöver och hur hittar man enklast den som passar?
Nedan följer ett par tips och råd för dig som behöver lite hjälp på traven, för fler tips rekommenderar vi att du besöker en sida som ger många bra tips inför konferensen.
Lokala konferensanläggningar
Det kan finnas många anledningar till att man inte vill åka långt bort för en konferens. Det kan till exempel vara så att:
- Budgeten inte räcker för övernattning
- Man har begränsat med tid för eventet
- Folk kan bara vara med om konferensen hålls lokalt
- Konferensen är så pass liten att den är över på en dag
- Man vill ha aktiviteter och fest på annat håll och inte i kombination med konferensen
När man ser på lokala alternativ för en enklare konferens så kanske man börjar i de egna lokalerna. Har man gott om plats så kan denna lösning löna sig annars är det ofta lättare att hyra in sig i lokaler som har allt som man behöver för möten och föreläsningar.
Konferens i egna lokaler
Kontor har för det mesta någon form av möteslokal där man möts med jämna mellanrum. Även om man har den utrustning som krävs för att visa information och hålla föreläsningar så är detta inte samma sak som att man har konferenslokaler, en konferens kräver lite mer än ett möte på någon timme. Man måste även ha plats för fika och andra utrymmen där man kanske sätter igång mindre grupparbeten. En konferens är ju för det mesta till för att utbilda och vidareutveckla och då ska man tänka på att de rum som används ger gott om plats för det som man vill göra. Om man hyr in en föreläsare så ska man fråga vad som kommer att behövas rent praktiskt för att föreläsningen ska bli lyckad. Om man inser att detta inte finns på plats på det egna företaget så kan det vara bättre att se på lokala alternativ för konferensanläggningar.